Вакансія: Кадровик-діловод-архіваріус-тренер (в Тернопіль)

Загальна інформація про вакансію

<p>Шукаємо тренера на онлайн вебінар<strong> "Діловодство та архівна справа в Україні: сучасні технології Особливості роботи з документами під час воєнного стану. Все про електронні документи та електронний документообіг. Електронний архів"</strong></p> <p><strong><br /></strong></p> <p><strong>Умови:</strong></p> <ul><li>разовий проект</li><li>провести онлайн-вебінар протягом 2х днів: 10:00-16:00 (перерва 1год)</li><li>оплата: 700/год, разом 7000грн.<br /><strong>ПРОГРАМА ВЕБІНАРУ:</strong><br />? Все про електронний документообіг та електронні архіви.<br />? Новації та зміни в нормативно-методичній базі діловодства та<br />архівної справи в Україні.<br />? Особливості ведення діловодства та архівної справи у період<br />дії воєнного стану.<br />? Безпека електронного документообігу та архівного зберігання<br />електронних документів. Як правильно організувати?<br />1. Організаційно-правові засади електронного документообігу та<br />роботи з електронними документами.<br />Впровадження електронного документообігу відповідно до законів<br />України «Про електронні документи та електронний документообіг»,<br />«Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»;<br />Типової інструкції з документування управлінської інформації в<br />електронній формі та організації роботи з електронними документами<br />в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої<br />постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55; наказу<br />Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5 «Про<br />затвердження Порядку роботи з електронними документами у<br />діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання».<br />Характеристика сучасних систем електронного документообігу (СЕД).<br />Основні етапи перехідного періоду від паперового до електронного<br />документообігу, їх взаємодія. Рекомендації щодо оптимізації витрат<br />на впровадження електронного документообігу.<br />2. Вимоги для суб’єктів електронного документообігу щодо роботи<br />з електронними документами та їх підготовки до передавання на<br />архівне зберігання.<br />Вимоги до форматів даних електронних документів відповідно до<br />наказів Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від<br />20.10.2011 № 1207 «Про вимоги до форматів даних електронного<br />документообігу в органах державної влади. Формат електронного<br />повідомлення» і Державного агентства з питань електронного<br />урядування України 07.09.2018 № 60 «Про затвердження Вимог до<br />форматів даних електронного документообігу в органах державної<br />влади» та постанови Кабінету Міністрів України від 28 червня 2024 р.<br />№ 764 «Деякі питання електронної ідентифікації та електронних<br />довірчих послуг».<br />Обов’язкові реквізити електронного документа, що надають йому<br />юридичну силу. Особливості підписання електронного документа із<br />застосуванням кваліфікованого електронного підпису чи печатки.<br />Перевіряння кваліфікованих електронних підписів чи печаток.<br />Особливості електронної ідентифікації. Зберігання електронних<br />документів та їх підготовка до передавання на архівне зберігання.<br />Застосування доступних програмних інструментів поза впровадженої<br />системи електронного документообігу для вирішення низки важливих<br />завдань при організуванні електронного діловодства юридичної особи.<br />3. Електронний архів.<br />Наказ Міністерства юстиції України від 30.12.2020 № 4555/5 «Про<br />затвердження Порядку приймання-передавання електронних<br /><br />7<br />документів Національного архівного фонду на постійне зберігання» та<br />його практична реалізація центральними органами виконавчої влади.<br />Особливості організування архівного зберігання електронних<br />документів, зокрема в електронному архіві юридичної особи.<br />Шляхи впровадження електронного архіву в діяльність юридичних<br />осіб. Стан інфраструктури для приймання-передавання архівних<br />електронних справ, зокрема через СЕВ ОВВ, модернізація електронної<br />архівної системи «ЕЛАРСИС», призначеної для централізованого<br />приймання-передавання електронних документів на постійне<br />зберігання від усіх юридичних осіб України.<br />4. Основи інформаційної безпеки.<br />Застосування технологій інформаційної безпеки відповідно до вимог<br />чинного законодавства.<br />Безпека електронного документообігу та архівного зберігання<br />електронних документів.<br />5. Актуальна нормативно-правова база діловодства та архівної<br />справи в Україні.<br />Характеристика чинних нормативно-методичних документів з питань<br />діловодства та архівної справи.<br />Зверніть увагу !!!<br />Внесені зміни у строки зберігання документів та додано нові види<br />документів (з ліцензування певних видів діяльності та з організації та<br />ведення військового обліку та бронювання) у Перелік типових<br />документів, що створюються під час діяльності державних органів та<br />органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із<br />зазначенням строків зберігання документів відповідно до наказів<br />Міністерства юстиції України № 748/5 від 14.03.2025 (зареєстровано в<br />Міністерстві юстиції України 14.03.2025 за №421/43827).<br />Базова термінологія діловодства та архівної справи. Нова редакція<br />Національного стандарту України ДСТУ 2732:2023 «Діловодство й<br />архівна справа. Терміни та визначення понять» з урахуванням<br />термінології електронного документообігу (набув чинності з 01<br />березня 2024 р.)<br />Стандартизовані вимоги до оформлення реквізитів організаційно-<br />розпорядчих документів (в т.ч. створених за допомогою сучасних<br />технологій) відповідно до Національного стандарту ДСТУ 4163:2020<br />«Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.<br />Вимоги до оформлення документів» (набув чинності з 01 вересня 2021<br />р.).<br />Зміни у класах управлінських документів відповідно до<br />Національного класифікатора НК 010:2021, затвердженого наказом<br />Мінекономіки України від 12.03.2021 р. № 526 .<br />Забезпечення збереженості документів паперовими носіями<br />відповідно до міжнародних норм згідно з Національним стандартом<br />ДСТУ 8889:2019 «Документи з паперовими носіями. Правила<br />зберігання національного архівного фонду. Технічні вимоги» (набув<br />чинності з 01 жовтня 2020 року).<br />6. Організаційні засади роботи служби діловодства юридичної<br />особи.<br /><br />8<br />Порядок розроблення та затвердження організаційних документів, що<br />регламентують роботу служби діловодства: положення про службу,<br />посадові інструкції працівників, структура та штатна чисельність,<br />кваліфікаційні вимоги до працівників та визначення їх нормативної<br />чисельності.<br />Підготовка індивідуальних нормативних актів, що регламентують<br />роботу з документами. Інструкція з діловодства юридичної особи, її<br />структура, вимоги до змісту, організація впровадження.<br />7. Основні етапи документообігу.<br />Моделювання маршрутів проходження та опрацювання документів з<br />урахуванням «гібридного» документообігу.<br />Організація моніторингу за виконанням документів, його види та<br />об’єкти.<br />8. Оформлення службових документів.<br />Вимоги до складання та оформлення організаційно-розпорядчих<br />документів відповідно до ДСТУ 4163:2020. Бланки документів. Склад<br />реквізитів документів, вимоги до їх змісту та розташування.<br />Погодження, засвідчення, підписання управлінських документів,<br />загальні вимоги до їх тексту.<br />Оформлення копій, витягів з документів.<br />Складання окремих видів організаційно-розпорядчих документів.<br />9. Експертиза цінності документів.<br />Організаційні засади проведення експертизи цінності документів<br />юридичною особою. Створення експертної комісії, розроблення<br />положення про ЕК та організація її роботи.<br />Номенклатура справ – обов’язковий для кожної юридичної особи<br />документ та перший етап проведення експертизи цінності. Визначення<br />строків зберігання документів відповідно до чинних Переліків зі<br />строками зберігання. Встановлення строків зберігання документів,<br />відсутніх у Переліках, за допомогою принципів та критеріїв,<br />визначених постановою КМУ «Про проведення експертизи цінності<br />документів».<br />Технології підготовки номенклатури справ структурного підрозділу та<br />номенклатури справ юридичної особи (зведеної). Погодження та<br />затвердження номенклатури.<br />Формування документів у справи відповідно до номенклатури та<br />вимоги до оформлення справ, що підлягають архівному зберіганню.<br />Складання та оформлення описів справ структурних підрозділів.<br />Передавання документів до архівного підрозділу юридичної особи.<br />10. Спеціальні види діловодства.<br />Особливості роботи з документами з обмеженим доступом («Для<br />службового користування», «комерційна таємниця», «нотаріальна<br />таємниця» тощо).<br />Діловодство за зверненнями громадян.<br />11. Архівний підрозділ юридичної особи.<br />Організаційні засади роботи архівного підрозділу. Розроблення та<br />затвердження положення про архівний підрозділ, визначення<br />чисельності працівників.<br /><br />9<br />Забезпечення збереженості архівних документів з паперовими носіями<br />відповідно до ДСТУ 8889:2019. Вимоги до приміщення та обладнання.<br />Обов’язковість дотримання основних режимів зберігання документів:<br />температурно - вологісного, світлового, санітарно-гігієнічного,<br />біологічного тощо.<br />Вимоги до формування архівного фонду та обліку документів.<br />Довідковий апарат до документів. Режим доступу та порядок<br />користування документами.<br />Підготовка річних розділів зведених описів справ постійного,<br />тривалого зберігання та з кадрових питань (особового складу).<br />Знищення документів з паперовими носіями. Зведений акт про<br />вилучення для знищення документів, не внесених до Національного<br />архівного фонду (НАФ).<br />Передавання документів на постійне зберігання до архівної установи.<br />Організація приймання-передавання документів під час зміни<br />керівника установи, керівника архіву, припинення юридичної особи.<br />12. Робота з документами під час особливого періоду.<br />Оформлення втрат документів та їх пошкодження. Порядок<br />забезпечення евакуації, зберігання та знищення документів в умовах<br />особливого періоду (наказ Міністерства юстиції України № 3194/5<br /><br /></li></ul>